Der Registrierungsprozess an der Partnerhochschule
1. Nominierung
Nachdem Sie Ihren Austauschplatz angenommen haben, melden wir Sie an der Partnerhochschule an. Dabei reichen wir nur notwendige Daten weiter, damit Kontaktpersonen mit Ihnen in Verbindung treten können. Ihre Bewerbungsunterlagen geben wir nicht weiter. Wir geben Ihnen umgehend per E-Mail Bescheid, sobald wir Sie dort angemeldet haben. Bis dahin haben Sie bitte Verständnis, dass die Nominierungszeiträume bei allen Partnern völlig unterschiedlich sind und Sie deswegen teilweise einige Monate nach Zusage des Platzes auf den nächsten Schritt warten müssen. Dies ist absolut normal. Sie sollten sich dennoch bereits selbständig auf den Webseiten der Partner umsehen und Informationen für Incoming Exchange Students sichten. Falls Sie von der Partnerhochschule innerhalb eines angemessenen Zeitraums (ca. vier Wochen) nach unserer Nominierungsbestätigung keine zusätzlichen Informationen zum weiteren Registrierungsprozess erhalten haben, oder Sie merken, dass sich die Deadline des folgenden Applicationprozesses nähert, geben Sie uns bitte Bescheid und wir nehmen mit der Partnerhochschule noch einmal Kontakt auf.
Hinweis zum E-Mail-Verkehr: Bitte checken Sie auch regelmäßig Ihren Spam-Ordner, da wichtige Informationen der Partnerhochschule möglicherweise zunächst hier landen können! Auch direkt in Ihrem IMT-E-Mail-Account gibt es einen Quarantäne Ordner, in dem Nachrichten aufgrund der Uni-Firewall Einstellungen zurückgehalten werden können. Zum Abgleich für Sie: Wir werden Sie an der Partnerhochschule mit der Uni Paderborn E-Mail Adresse anmelden, die auch in Mobility Online hinterlegt ist.
2. Application
Nach erfolgter Nominerung müssen Sie sich i.d.R. selbst noch einmal an der Partnerhochschule registrieren, um in deren hauseigenen Systemen angemeldet zu sein. Informationen dazu wie Sie vorgehen, zu den jeweils geltenden Formularen, Fristen etc. erhalten Sie direkt von Ihren dortigen Ansprechpartnern*innen – die jeweiligen Anforderungen variieren stark von Hochschule zu Hochschule. Bitte informieren Sie sich zur besseren Planung bereits eigenständig auf der Website der Partnerhochschule über die application deadlines und application information. Nach erfolgreicher Application erhalten Sie von der Partnerhochschule i.d.R. einen Acceptance Letter, mit dem Sie z.B. ein Visum beantragen können. Bitte halten Sie unbedingt die internen Deadlines der Partnerhochschulen ein. Hierfür sind Sie selbst verantwortlich! Die zeitliche Organisation in den Monaten vor Ihrem Auslandsaufenthalt (insbesondere in außereuropäischen Ländern) kann sehr straff gespannt sein. Bitte lassen Sie sich dadurch nicht irritieren, wichtig ist hier eine gute Selbstorganisation und dass Sie die nächsten Schritte stets kennen und vorausplanen.
Bitte beachten bezüglich Zulassung: Sie wurden bisher im internen Auswahlprozess der UPB für einen Austauschplatz ausgewählt. Bitte nehmen Sie dennoch den formalen Registrierungsprozess an der Partnerhochschule ernst. Bei Nichteinhalten der jeweiligen Anforderungen können Sie dort abgelehnt werden oder Ihnen können Nachteile bei der Kurswahl, Wohnraumvergabe etc. entstehen. Beachten Sie insbesondere die von der Partnerhochschule geforderten Sprachkenntnisse und -nachweise. Das letzte Wort über die Zulassung hat die Partnerhochschule. Wir raten daher mit wichtigen Entscheidungen (z.B. Kündigungen etc.) zu warten bis Sie einen Acceptance Letter der Partnerhochschule haben. Da der Zeitrahmen ab Ausstellung oft sehr knapp werden kann, treffen viele Studierende trotzdem die persönliche Entscheidung bereits vorher mit den Vorbereitungen weiterzumachen.
Hilfestellungen zum Application Prozess an der Partnerhochschule
Kontaktperson an der Gasthochschule - Bei spezifischen Fragen zu den Abläufen und Dokumenten an der Gasthochschule haben Sie zunächst immer Ansprechpartner vor Ort, die Sie um Rat bitten können. Die Kollegen an der Partnerhochschule kennen sich am besten aus mit den eigenen Prozessen und helfen gerne bei Problemen. Bitte bedenken Sie, dass eine Antwort durchaus einige Tage dauern kann. Sollte die Kontaktaufnahme nicht funktionieren sind wir im International Office für Sie da und leisten Hilfestellung.
Departmental Coordinator / Anerkennungsbeauftragte - Haben Sie Fragen zu fachlichen Aspekten Ihres Auslandsaufenthaltes, z.B. zu Ihrer Kurswahl und dem Ausfüllen des Learning Agreements? Dann stehen Ihnen die fachlichen Ansprechpartner:innen in Ihrer Fakultät zur Seite. Das sind zum einen die Departmental Coordinators für die jeweilige Partneruniversität (einzusehen in unserem Partnerhochschulportal), zum anderen die Anerkennungsbeauftragten für im Ausland erbrachte Leistungen in jeder Fakultät. Die passende Anerkennungsstelle für Ihre Fakultät finden Sie hier.
International Office - Während die Fakultäten Sie in allen fachlichen Fragen betreuen, sind Ihre Koordinator*innen des jeweiligen Landes im International Office Ihre administrativen Begleiter. Aber auch bei generellen Problemen und Sorgen können Sie sich immer an uns wenden. Falls Sie mit Erasmus+ ins Ausland gehen ist darüber hinaus die Erasmus+ Beauftragte Ihre Ansprechpartnerin für alle zu erledigenden Pflichten und einzureichenden Unterlagen.
Im Schritt der Registrierung bei der Partnerhochschule ist viel Eigenverantwortung und Selbstorganisation von Ihnen gefragt. Wir wissen, dass Sie diese Art Dokumente wahrscheinlich gerade zum ersten Mal ausfüllen und dass die Bürokratie mitunter verwirrend sein kann. Aber keine Sorge, Sie schaffen das!
- Sichten Sie zunächst welche Unterlagen benötigt werden. (Zeitpuffer einplanen: Brauche ich noch Unterschriften? Muss ich weitere Dokumente von anderen Stellen einholen?)
- Legen Sie sich zurecht in welcher Weise und in welcher Reihenfolge Sie die Dokumente einreichen müssen (Gibt es z.B. eine Online-Registrierung? Sollen alle Unterlagen in eine PDF?).
- Checken Sie die Deadlines für Abgaben und beginnen Sie bitte frühzeitig mit der Bearbeitung der Application.
Da alle Universitäten unterschiedliche Registrierungsvorgänge und -papiere haben, können wir leider keine generelle Anleitung zur Verfügung stellen, um Sie zu unterstützen. Jedoch geben wir ein paar Tipps und Hilfestellungen zu oft vorkommenden Fragen und Begrifflichkeiten.
Oft vorkommende Begriffe
Hier sind ein paar Begriffserläuterungen für das Ausfüllen von Application Forms bei der Partnerhochschule.
Departmental Coordinator / Academic Coordinator/ Tutor: Hier ist der*die Departmental Coordinator für die Partnerhochschule in Ihrer Fakultät gemeint. Wer für welche Kooperation zuständig ist finden Sie in unserem Partnerhochschulportal.
Erasmus Coordinator: Frau Melek Boubaker
Institutional Coordinator / Administrative Coordinator: Ihr*e IO-Koordinator*in für das jeweilige Land im International Office
Contact Person: Ist keine weitere Erläuterung angegeben können Sie Ihr*en IO-Koordinator*in für das jeweilige Land im International Office angeben.
Responsible Person: In der Application Form sind in der Regel die IO-Koordinator*innen für das jeweilige Land im International Office gemeint. Im Learning Agreement ist dagegen die Person aus der Fakultät gemeint, die das Learning Agreement unterschreibt.
ISCED-Code bzw. Studienrichtung: Unsere Verträge sind in einzelnen Studienrichtungen abgeschlossen. Zu jeder Studienrichtung gibt es auch einen abkürzenden Code (ISCED-Code). Die genaue Bezeichnung der Studienrichtung an Ihrer Gasthochschule entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Bilateral Agreement in unserem Partnerhochschulportal.
In vielen Fällen verlangen unsere Partnerhochschulen von Ihnen ein englischsprachiges Transcript of Records, also eine Aufstellung über die im Rahmen Ihres Studiums in Paderborn besuchten Veranstaltungen und erbrachten Leistungen. Sie müssen nur dann ein englischsprachiges Transcript of Records erstellen lassen, wenn dies von der Partnerhochschule verlangt wird. Wir benötigen dieses Dokument nicht.
Sollten Sie ein englisches ToR benötigen und es sich nicht selbst in PAUL herunterladen können, fordern Sie dies bitte beim Prüfungssekretariat an.
Manche Partnerhochschulen verlangen von Ihnen im Rahmen der Application die Angabe Ihres GPA (Grade Point Average). Dies ist die Umrechnung Ihres deutschen Notendurchschnitts in den internationalen Standard. Der US-GPA (4.0) ist der Standard, an dem sich viele Hochschulen weltweit orientieren.
Eingeschränkte Gültigkeit: Die Tabelle und die Formel sind nur für die Umrechnung von internationalen Notenmittelwerten (GPA) vorgesehen. Falls Partnerhochschulen eigene Informationen oder Tools zur Notenumrechnung zur Verfügung stellen, sind diese in jedem Fall zu verwenden.
Zur Berechnung kann die "modifizierte bayerische Formel“ verwendet werden:
x = 1 + 3 x Nmax - Nd / Nmax - Nmin
x = gesuchte Note im deutschen System
Nmax = oberer Eckwert (beste Note im Notensystem)
Nmin = unter Eckwert (unterste Bestehensnote)
Nd = ausländische Durchschnittsnote
Beispieltabelle: US-GPA (4.0):
| Note (DE) | US-GPA (4.0) |
| 1,0 | 4.0 |
| 1,1 | 3.9 |
| 1,2 | 3.8 |
| 1,3 | 3.7 |
| 1,4 | 3.6 |
| 1,5 | 3.5 |
| 1,6 | 3.4 |
| 1,7 | 3.3 |
| 1,8 | 3.2 |
| 1,9 | 3.1 |
| 2,0 | 3.0 |
| 2,1 | 2.9 |
| 2,2 | 2.8 |
| 2,3 | 2.7 |
| 2,4 | 2.6 |
| 2,5 | 2.5 |
| 2,6 | 2.4 |
| 2,7 | 2.3 |
| 2,8 | 2.2 |
| 2,9 | 2.1 |
| 3,0 | 2.0 |
| 3,1 | 1.9 |
| 3,2 | 1.8 |
| 3,3 | 1.7 |
| 3,4 | 1.6 |
| 3,5 | 1.5 |
| 3,6 | 1.4 |
| 3,7 | 1.3 |
| 3,8 | 1.2 |
| 3,9 | 1.1 |
| 4,0 | 1.0 |
| 5,0 | 0.0 |
Eine Bestätigung für einen Studienplatz im Ausland (notwendig für Auslands-BAföG bzw. Urlaubssemester) sowie eine Confirmation of Nomination (ggf. verlangt von der Gasthochschule) steht Ihnen, nachdem Sie nominiert wurden, in Mobility Online zum Download zur Verfügung.
Hinweis: Sollte das Dokument nicht zum Download stehen, haben Sie ggf. noch nicht Ihre Personenstammdaten im Workflow von Mobility Online vervollständigt. Bitte nehmen Sie diesen Eintrag immer möglichst zeitnah vor, da wir diese Informationen ggf. auch für die Nominierung benötigen.
Es kann vorkommen, dass eine Partnerhochschule ein Empfehlungsschreiben im Rahmen der Application-Unterlagen von Ihnen vorgelegt haben möchte. Da es sich dabei um eine fachliche Beurteilung handelt, ist ihr Kontakt Ihre Fakultät. Sie können den*die Departmental Coordinator für die jeweilige Partnerhochschule kontaktieren, sie werden Ihnen weiterhelfen. Sie finden die Departmental Coordinators für die jeweiligen Kooperationen in unserem Partnerhochschulportal. Bitte setzen Sie sich sehr zeitig mit den zuständigen Personen in Verbindung, erfahrungsgemäß kann der Ausstellungsprozess ein wenig dauern. Bitten Sie um eine Version in englischer Sprache um teure offizielle Übersetzungen zu vermeiden.