1. Ich habe eine Erfindung gemacht, was muss ich tun?

Laut dem Arbeitnehmererfindungsgesetz sind alle Arbeitnehmer*innen verpflichtet, ihre Erfindung dem*der Arbeitgeber*in – also der Hochschule – zu melden. Beratung und Unterstützung rund um das Thema „Erfindungsmeldung“ erhalten Sie, wenn Sie dazu zunächst unseren Patentreferenten Dr. Olaf Klatt kontaktieren. In einem persönlichen Gespräch können Sie Ihre Erfindung erläutern und allgemeine Fragen zum Verfahren stellen. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass Sie Ihre Erfindung nicht veröffentlichen, bevor die Erfindung zum Patent angemeldet oder Ihnen offiziell durch die Hochschule freigegeben worden ist.

2. Was ist eine Erfindungsmeldung und wo finde ich das Formular?

Mit der Erfindungsmeldung informieren Sie die Hochschule formal über die von Ihnen getätigte Erfindung. In ihr beschreiben Sie detailliert Ihre Erfindung: Das technische Problem, den Lösungsweg und die Vorteile zum Stand der Technik. Ferner soll beschrieben werden, in welchem Kontext die Erfindung gemacht wurde (z.B. in einem Drittmittelprojekt). Insbesondere ist darauf zu achten, dass alle Erfinder angegeben werden (auch externe Erfinder). Das Formular finden Sie hier.

3. An wen schicke ich die Erfindungsmeldung?

Die vollständige und von allen Erfindern unterschriebene Erfindungsmeldung sollte in einem verschlossenen Umschlag an die Präsidentin der Universität Paderborn geschickt bzw. persönlich dort abgegeben werden. Sollte Ihnen dies im Ausnahmefall nicht möglich sein, sprechen Sie dazu ein alternatives Vorgehen mit dem Patentreferenten ab.

4. Was passiert nach Abgabe der Erfindungsmeldung?

Der Eingang der Erfindung wird den Erfinder*innen schriftlich bestätigt, anschließend wird die Erfindung formell auf Vollständigkeit und Rechte Dritter geprüft. Die Erfindung wird zur Prüfung der Patentfähigkeit und Verwertbarkeit an PROvendis GmbH weitergeleitet. Nach Eingang der Stellungnahme von PROvendis entscheidet die Hochschule über eine Inanspruchnahme oder eine Freigabe. Die Entscheidung wird den Erfinder*innen schriftlich mitgeteilt. Im Fall eine Inanspruchnahme wird eine Patentanmeldung eingeleitet.

5. Was bedeuten Inanspruchnahme und Freigabe und wer entscheidet darüber?

Bei einer Inanspruchnahme nimmt der*die Arbeitgeber*in die Diensterfindung seines Arbeitnehmers in Anspruch. Die Inanspruchnahme muss durch eine schriftliche Erklärung gegenüber dem Arbeitnehmer erfolgen. Mit Zugang der Erklärung gehen alle Rechte an der Diensterfindung auf den*die Arbeitgeber*in über. Eine Inanspruchnahme verpflichtet den*die Arbeitgeber*in, die Diensterfindung unverzüglich und mindestens im Inland auf eigene Kosten und Namen zum Patent anzumelden. Bei einer Freigabe der Erfindung durch den*die Arbeitgeber*in kann der*die Arbeitnehmer*in frei darüber entscheiden, ob er seine Erfindung auf eigene Kosten und Namen schutzrechtlich absichert oder seine Forschungsergebnisse der Öffentlichkeit offenbart. Die Entscheidung wird durch die Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung der Universität Paderborn getroffen.

6. Wer bewertet meine Erfindung?

Alle Hochschulerfindungen werden grundsätzlich von der Patentverwertungsagentur PROvendis GmbH bewertet; das Ergebnis wird der Hochschule in einer Stellungnahme mitgeteilt. An der Universität Paderborn erfolgt zusätzlich eine Handlungsempfehlung durch das Referat Forschungsförderung an die Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung.

7. Wie läuft der Prozess von der Erfindung bis zur Patentanmeldung in meiner Hochschule?

Erstanlaufstelle für eine Erfindungsmeldung ist das Forschungsreferat. Die Erfindungsmeldung sollte schriftlich unter Verwendung dieses Formulars erfolgen. Nach einer Vorprüfung durch das Forschungsreferat erfolgt eine Bewertung durch die PROvendis GmbH. Nach Eingang der Stellungnahme von PROvendis entscheidet die Hochschule über die Inanspruchnahme oder Freigabe der Erfindung. Im Falle eine Inanspruchnahme wird eine Patentanmeldung eingeleitet. Der gesamte Prozess erfolgt in enger Abstimmung zwischen Erfinder*in, Hochschule, PROvendis GmbH und der Patentanwältin oder dem Patentanwalt.

8. Wer ist PROvendis und was macht PROvendis?

Die Patentverwertungsagentur PROvendis GmbH ist eine Tochtergesellschaft der NRW-Hochschulen. Die bei der PROvendis GmbH als Innovationsmanager*in angestellten Naturwissenschaftler*innen und Ingenieure*innen bewerten Hochschulerfindungen auf Patentfähigkeit und wirtschaftliche Verwertbarkeit. Sie unterstützen bei der Patentierung, suchen Verwertungspartner*innen und verhandeln Vertragskonditionen mit Unternehmen. Ferner beraten die Rechts- und Patentanwält*innen der PROvendis GmbH die Hochschulen in allen Rechtsschutzangelegenheiten.

9. Nach welchen Kriterien wird die Erfindung bewertet?

Die Patentverwertungsagentur PROvendis GmbH bewertet eine Erfindung nach den folgenden Kriterien: Patentfähigkeit (Neuheit, erfinderische Höhe, gewerbliche Anwendbarkeit), Ausführbarkeit bzw. Reifegrad und wirtschaftliche Verwertbarkeit.

10. Wie lange dauert die Patentanmeldung?

Ab Eingang der vollständigen Erfindungsmeldung bei der Hochschule über den Bewertungsprozess, die Erstellung der Patentschrift bis hin zur Eingangsbestätigung des Patentamtes vergehen ca. 3 bis 6 Monate. Dies kann jedoch auch schneller gehen und hängt stark von der jeweiligen Sachlage und dem bereits vorhandenen Datenmaterial ab. Vorarbeiten wie Zusammenstellungen experimenteller Daten und Abbildungen oder eigene erste Recherchen zum Stand der Technik sowie die Kenntnis potenziell interessierter Firmen beschleunigen den zeitlichen Ablauf erheblich.

11. Welche Fristen muss ein Erfinder beachten? Sollte oder muss ein Erfinder schnell handeln?

Hochschulangestellte müssen seine Erfindung der Hochschule unverzüglich melden (§ 5 ArbEG). Nach Eingang der Erfindungsmeldung bei der Hochschule darf der*die Erfinder*in seine*ihre Erfindung zwei Monate lang nicht veröffentlichen, daher sollte er*sie diese bei einer geplanten Publikation rechtzeitig melden. Entscheidend ist, je früher die Meldung erfolgt, desto früher kann ein Patent angemeldet und die Erfindung gesichert werden.

12. Studierende als Miterfinder*in. Was ist zu beachten?

Studierende sind nicht Arbeitnehmer*in der Hochschule und fallen daher nicht unter das Gesetz über Arbeitnehmererfindungen. Hochschule und Studierende können aber vereinbaren, dass die Anteile der Erfindung auf die Hochschule übergehen und die Studierenden im Sinne des Gesetzes über Arbeitnehmerfindungen vergütet werden.

13. Kann ein Gastwissenschaftler*in Diensterfinder der Hochschule sein?

Grundsätzlich ja, sobald ein vertragliches Verhältnis mit der Hochschule besteht. Gibt es aber keinen Anstellungsvertrag zwischen Gastwissenschaftler*in und aufnehmender Hochschule, gilt der*die Gastwissenschaftler*in als freier Erfinder*in.

14. Ich möchte sobald wie möglich etwas veröffentlichen. Wann darf ich das?

Laut Arbeitnehmererfindungsgesetz dürfen Sie frühesten zwei Monate nach Eingang der Erfindungsmeldung bei der Hochschule Ihre Erfindung veröffentlichen, aber falls die Inhalte der geplanten Veröffentlichung durch ein Patent geschützt werden sollen/müssen, müssen diese vor der Veröffentlichung schutzrechtlich gesichert werden. Erst mit Eingang der Anmeldung besteht patentrechtlicher Schutz. Vorher dürfen diese Inhalte nicht der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, da im Falle einer Vorveröffentlichung eine Erfindung nicht mehr als neu gilt und damit nicht mehr zum Patent angemeldet werden kann.

15. Worauf muss ich achten, um die mögliche Patentierung meiner Erfindung nicht zu gefährden?

Erfindungen dürfen vor dem Tag der Anmeldung in keiner Weise der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Die Personen, mit denen über die Erfindung im Vorfeld kommuniziert wird, müssen zur Geheimhaltung verpflichtet werden.

16. Welche Vorteile habe ich durch Patentanmeldungen über die Hochschule und welche finanzielle Beteiligung an Verwertungserlösen haben Erfinder*innen an Hochschulen?

Grundsätzlich ist ein*e Hochschularbeitnehmer*in per Gesetz verpflichtet, vor Offenbarung der Erfindung diese der Hochschule zu melden. Die Hochschule wird im Falle einer Inanspruchnahme die Erfindung auf eigene Kosten zum Patent anmelden sowie die Verwertung der Erfindung bestmöglich betreiben. Den Hochschulerfinder*innen entstehen dabei keine Kosten, sie erhalten aber 30 % der Bruttoeinnahmen.

17. Bekomme ich eine Vergütung und wie hoch ist diese?

Bei erfolgreicher Verwertung einer Diensterfindung ist die Hochschule gesetzlich zur Zahlung einer Vergütung verpflichtet. Nach § 42 Abs. 4 hat der*die Erfinder*in bzw. die Gemeinschaft der Erfinder*innen einen Anspruch auf 30 % der erzielten Brutto-Verwertungseinnahmen (Lizenzierung oder Verkauf), d.h. vor Abzug der Patentierungskosten. In der privaten Wirtschaft liegt im Vergleich hierzu die finanzielle Beteiligung der Erfinder mit 1 bis 3 % meist deutlich niedriger. Die Erfindervergütung gilt als Teil des zu versteuernden Arbeitslohns und wird in jedem Fall durch das Landesamt für Besoldung ausgezahlt.

18. Entstehen dem Erfinder Kosten durch eine Schutzrechtsanmeldung und Verwertung?

Wenn Sie uns eine Erfindung melden und wir diese in Anspruch nehmen, trägt die Hochschule sämtliche Kosten für Schutzrechtsanmeldungen und eine anschließende Verwertung aus zentralen Mitteln. Ihnen als Erfinder*in und Ihrer Fakultät entstehen keine Kosten.

19. Meine Erfindung ist in einem Drittmittelprojekt entstanden. Was muss ich beachten?

Auch im Rahmen eines Drittmittelprojektes muss eine Erfindungsmeldung ausgefüllt und bei der Hochschule eingereicht werden. Bitte legen Sie Ihrer Erfindungsmeldung in diesem Fall den entsprechenden Kooperationsvertrag zwischen Ihnen und dem Projektpartner bei bzw. geben Sie an, in welchem Projekt die Erfindung entstanden ist (Projektpartner*in, Förderkennzeichen, Geldgeber*in). Die Hochschule prüft anschließend alle vertraglichen Regelungen und wird entsprechend weiterverfahren.