Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind und eine kostengünstigere Erledigung des Dienstgeschäfts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten nicht möglich oder nicht sinnvoll ist.

Sie sind wirtschaftlich durchzuführen und zeitlich auf das notwendige Maß zu beschränken.
Bei der Wahl des Beförderungsmittels sind neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu berücksichtigen.

Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten schriftlich zu beantragen.

Budgetverantwortung

Das zu belastende Abrechnungsobjekt oder die zu belastenden Abrechnungsobjekte sind auf dem Dienstreiseantrag zu vermerken. Eine Reisekostenerstattung kann nur erfolgen, wenn die Mittel zum Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen und bei Drittmittelprojekten die Verausgabung den Förderrichtlinien entspricht.
Bitte beachten Sie, dass mit der Unterschrift des*der Abrechnungsobjektverantwortlichen die Verantwortung für die Kostendeckung auf der angegebenen Buchungsstelle übernommen wird.

Auf die genehmigte Dienstreise können Sie rechtzeitig vor Reisebeginn eine Abschlagszahlung für bereits entstandene Kosten und voraussichtlich entstehenden Kosten (Fahrkosten und Teilnehmergebühren) stellen.
Hierfür muss die Dienstreisegenehmigung im Original inkl. Belege der entstandenen und voraussichtlich entstehenden Kosten sowie das Formular "Antrag auf Gewährung eines Abschlages" bei der Reisestelle eingereicht werden.
Abschlagszahlungen unter 100,00 € sollten möglichst vermieden werden.

Beachten Sie hierbei bitte unbedingt, dass die Reise auch hier innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten abgerechnet werden muss. Soweit dies nicht erfolgt, wird die Reisestelle den Abschlag zurückfordern.

Sobald bekannt ist, dass eine Dienstreise nicht angetreten wird, für die bereits ein Abschlag gezahlt wurde, ist unverzüglich die Reisestelle zu informieren.

Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung.

Wird die Dienstreise an der Dienststätte angetreten oder beendet, tritt diese an die Stelle der Wohnung.

Grundsätzlich sind jeweils nur die notwendigen Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse erstattungsfähig. 

Fahrkosten

Ab 01.01.2022 können für Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden die entstandenen Fahrkosten der 1. Klasse erstattet werden. Liegt bei dem Dienstreisenden eine Behinderung mit einem Grad von mindestens 50 und einem Schwerbehindertenausweis mit Merkzeichen G, aG, GI, BI, Tbl oder H vor, werden die Kosten der 1. Klasse grundsätzlich erstattet.

Flugkosten

Bei Flugreisen werden grundsätzlich die Kosten der niedrigsten buchbaren Beförderungsklasse erstattet. Für den Fall, dass die reine Flugzeit mind. fünf Stunden beträgt, können die Kosten der nächsthöheren Beförderungsklasse erstattet werden. Das Einverständnis der/des Budgetverantwortlichen ist im Vorfeld einzuholen.

Firmenkundenrabatt der Deutschen Bahn bei Dienstreisen (bahn.corporate)

Die für die Universität Paderborn gültige Kundennummer entnehmen Sie bitte Ihrer Dienstreisegenehmigung, da eine Veröffentlichung der Kundennummer nur hochschulintern erfolgen darf. Laut Reisekostengesetz NRW müssen die DB-Fahrkarten für Dienstreisen mit dem Firmenkundenrabatt erworben werden.

Der Firmenkundenrabatt beträgt seit dem 01.01.2014: 5%.

Online Buchung per PC:
Sie können Ihr Ticket direkt an jedem PC mit Internetverbindung und Drucker, also nicht nur an Ihrem Arbeitsplatz-PC, online buchen und selbst ausdrucken. Dieser „Online-Schalter“ ist 24 Stunden erreichbar. Gezahlt wird mit der Kreditkarte.
Weitere Vorteile des Online-Buchens sind:

- Erstellung von Online-Tickets/Reservierungen bis 10 Minuten vor Abfahrt mit sofortigem Ausdruck.

- Kostenfreie Online-Stornierung bis vor dem 1. Geltungstag möglich.

- Die Identifizierung erfolgt im Zug mit BahnCard Business, Kreditkarte, oder EC-Karte/Maestro

- Die Sitzplatzreservierung beträgt aktuell 5,20 € pro Fahrstrecke in der 2. Klasse

Vor Ihrer ersten Online-Buchung müssen Sie sich nur registrieren lassen. Schicken Sie dazu bitte eine E-Mail mit Ihrem Namen, Vornamen, an die Reisestelle. In der Reisestelle wird man diese Daten aufnehmen und Ihre Registrierung bei der Deutschen Bahn veranlassen. Nach erfolgter Registrierung bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link, über den Sie sich bei der Bahn AG anmelden und Ihren persönlichen Firmenkunden-Account anlegen können. Mehr hierzu unter: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Kauf am Bahnhofschalter:
Sie erwerben Ihr Bahnticket wie gewohnt am Schalter, z. B beim Reisezentrum im Hauptbahnhof Paderborn. Teilen Sie dem Verkaufspersonal dort bitte nur mit, dass die Fahrt über die FKR-Nummer der Universität buchen möchten und halten diese bereit. Dies geht übrigens an jedem deutschen Bahnhof mit Personal.

Kauf am Fahrkartenautomaten:
Der Kauf einer Fahrkarte mit Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis in Kombination mit dem BahnCard-Rabatt ist nur zulässig, wenn Sie eine BahnCard Business haben, die vorher im Firmenkundenportal der Bahn gekauft worden ist.
Sind Sie nicht im Besitz einer BahnCard, kann der Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis berücksichtigt werden.

Online-Buchung per Handy:
Wie genau Sie hierbei vorgehen: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Kauf einer Business BahnCard oder einer privaten BahnCard:
Die Kosten für die Anschaffung einer Business BahnCard oder einer privaten BahnCard sind erstattungsfähig. Bitte wenden Sie sich an die Reisestelle!

Verfahrenshinweise für die Erstattung einer BahnCard

Gemäß Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen vom 22.01.2021:

• Für BahnCard Business 25 und 50 ist zwingend erforderlich, dass der*die Dienstreisende eine Prognose über die anstehenden Dienstreisen in den nächsten zwölf Monaten abgibt. Anschließend erfolgt die Erstattung der BahnCard-Kosten (siehe unten).
• Private BahnCard 25 und 50 werden erst erstattet, wenn sich diese vollständig amortisiert haben.
• Die BahnCard 100 ist grundsätzlich nicht erstattungsfähig (auch nicht anteilmäßig).

Für Dienstreisen soll eine BahnCard Business angeschafft werden, da nur mit dieser der Großkundenrabatt der Deutschen Bahn gewährt wird. Die BahnCard Business kann auch für private Reisen genutzt werden. Weitere Informationen zur BahnCard Business finden Sie hier.

Für Anschaffungen folgende Firmenkundennummer verwenden: 4201492

BahnCard Business werden wie folgt erstattet:

• Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
• Es ist erforderlich, dass der*die Dienstreisende eine Prognose über die anstehenden Dienstreisen in den nächsten zwölf Monaten abgibt.
• Anschließend wird der Anschaffungswert der BahnCard Business mit einem entsprechenden Kontierungsblatt erstattet

Privat angeschaffte BahnCard werden wie folgt erstattet:

• Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
• Nach vollständiger Amortisierung wird der Anschaffungswert der BahnCard mit einem entsprechenden Kontierungsblatt erstattet.
• Der*die Reisende bekommt von der Reisestelle bei vollständiger Amortisierung seiner*ihrer BahnCard einen Auszug mit den entsprechenden Abrechnungsobjekten und den dazu gehörenden anrechenbaren BahnCard-Anteilen (diese werden bei eingereichter Reisekostenabrechnung von der Reisestelle wie bisher errechnet aber nicht anteilig erstattet).

Anhand dieses Auszuges reicht der*die Reisende das hierfür vorgesehene Kontierungsblatt unter Angabe eines oder mehrere Abrechnungsobjekte in der Reisestelle ein.

• Schreiben des Finanzministeriums v. 02.05.2023

Weitere Hinweise zur Erstattung:

• Da die Erstattung eine vollständige monatliche Amortisierung voraussetzt, ist es notwendig, dass mit der Reisekostenabrechnung ein Nachweis (in Form eines Screenshots) über den regulären Fahrpreis eingereicht wird. Sollte die Amortisierung im jeweiligen Monat nur mit mehreren Dienstreisen erreicht werden, sind diese Dienstreisen gebündelt für einen Monat mit den Reisekostenabrechnungen einzureichen. Eine anteilige Erstattung ist nicht möglich!
• Zusätzliche Kosten (z.B. weitergehende notwendige Fahrten mit dem ICE) werden wie bislang erstattet.
• Deutschlandtickets können nur privat erworben werden. Eine Beschaffung durch die Dienststelle ist nicht möglich.
• Da das Deutschlandticket im Rahmen eines Abonnements erworben wird, wird darauf hingewiesen, dass in den Monaten, in denen keine oder keine vollständige Amoritiserung nachgewiesen werden kann, seitens der UPB auch keine Erstattung im Rahmen von Dienstreiseabrechnungen erfolgen kann.

Für Beratungen, auch im Vorfeld bei der Planung von Dienstreisen, steht die Reisestelle gerne zur Verfügung.

Informationen zu Miet-Kfz finden Sie hier.

Wird kein Fahrzeug vom Dienstherrn zur Verfügung gestellt, wird eine Wegstreckenentschädigung, wenn Gründe vorliegen für die Nutzung eines Kfz gem. § 5 (1) RKG NRW, für Dienstreisen im Zeitraum vom 01. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2024 von 35 Cent je Kilometer, für zweirädrige Kraftfahrzeuge und Fahrräder 23 Cent je Kilometer, gewährt.

Bitte bevorzugt immer ein Miet-Kfz verwenden!

Gründe für die Nutzung eines Kfz liegen nur dann vor, wenn der*die Dienstreisende

• Dienstgepäck mit mehr als 40 kg oder sperriges Dienstgepäck mitführt,
• andere Hochschulbeschäftigte auf der Hin- und Rückfahrt, insgesamt mindestens über die Hälfte der Gesamtstrecke mitnimmt,
• keine Bahnverbindung/ ÖPNV zur Verfügung steht, oder die Fahrt mit öffentlichem Verkehrsmittel erheblich zeitaufwändiger ist, als die Fahrt mit einem PKW,
• eine Schwerbehinderung vorliegt (Ausweis mit Merkmalen aG, Bl oder G),
• außerhalb der zumutbaren Reisezeit (22.01 Uhr bis 05.59 Uhr) reist oder
• mehrere Geschäftsorte an einem Tag aufsucht.

Mitnahmeentschädigung

Für die Mitnahme von weiteren Hochschulangehörigen im eigenen PKW sowie Sachen, die erfahrungsgemäß eine übermäßige Abnutzung des Kraftfahrzeugs bewirken, wird eine Mitnahmeentschädigung von 5 Cent je Kilometer gewährt.

Wird aus dienstlichen Gründen ein Kraftfahrzeuganhänger mitgeführt, wird eine Entschädigung von 10 Cent je Kilometer gewährt.

Die Namen der mitreisenden Hochschulangehörigen sind in der Abrechnung anzugeben.
Die Erläuterung des Dienstgepäcks sind ebenfalls in der Abrechnung anzugeben.

Taxikosten sind nur bei Benutzung aus triftigem Grund erstattungsfähig.
Dieser ist bei der Abrechnung präzise anzugeben (Stichhaltige Begründung inkl. Vorlage einer Originalquittung).

Bei einer eintägigen Dienstreise:

Die Höhe des Tagegeldes beträgt für jeden Kalendertag bei Abwesenheitszeiten

1. von mehr als 8 bis 11 Stunden 6 Euro
2. von weniger als 24 Stunden, aber mehr als 11 Stunden 12 Euro und
3. von 24 Stunden 24 Euro.

Bei einer mehrtägigen Dienstreise:

Für den An- und Abreisetag beträgt das Tagegeld, wenn der Dienstreisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, ohne Rücksicht auf die Abwesenheitszeit jeweils 12 Euro.

Wird den Dienstreisenden unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, wird das Tagegeld

• für das Frühstück um 20 Prozent und
• für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag gekürzt.

D.h. die Kürzung für ein Frühstück beträgt 4,80 €, die Kürzung für Mittagessen und Abendessen beträgt jeweils 9,60 €.

Nach dem RKG-NRW können notwendige Übernachtungskosten erstattet werden.

Die Notwendigkeit von Übernachtungen ergibt sich schlüssig aus der Art der Reiseführung (Antritt einer Dienstreise müsste ohne vorherige Übernachtung bereits vor 6.00 Uhr erfolgen, eine Rückkehr ohne Übernachtung wäre erst nach 22.00 Uhr möglich).

Erstattet werden kann die Übernachtungspauschale i.H.v. 20,- € pro Nacht ohne Rechnungsbeleg oder mit Rechnungsbeleg die nachgewiesenen Übernachtungskosten ohne Frühstück (auf der Rechnungsanschrift muss die UPB vermerkt sein) bis 80,- € ohne Unterscheidung nach Klein- oder Großstädten. Höhere Übernachtungskosten müssen in jedem Fall begründet werden.

Für Hotelbuchungen sind die Firmenkundenrabatte zu nutzen, die hier hinterlegt sind.

Bitte beachten Sie die Hinweise zur sogenannten Bettensteuer!

(Anlage zu §3 Abs. 1 Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO))

Die Liste für das aktuelle Jahr 2024 über Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld finden Sie hier.

Zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die gemäß § 8 RKG NRW als Nebenkosten z. B. erstattungsfähig sind:

• Beförderung des persönlichen und dienstlichen Gepäcks
• Zimmerreservierungen
• Eintrittsgeld zum Besuch von Ausstellungen und Teilnehmerkarten zu Tagungen oder Versammlungen, wenn der Besuch oder die Teilnahme dienstlich angeordnet wird.
• Gebühren für dienstlich notwendige Zwecke (z.B. dienstliche W-Lan-Nutzung im Hotel)
• Visagebühren
• Passgebühren und ein Lichtbild, soweit ein Pass zur Erledigung der Dienstgeschäfte erforderlich ist
• Auslagen für vom Einreiseland vorgeschriebene Reiseschutzimpfungen (Pflichtimpfungen)
• Auslagen für ein vorgeschriebenes Gesundheitsattest

Achtung: Nebenkosten müssen durch Originalbelege nachgewiesen werden!

Keine Nebenkosten im Sinne des Landesreisekostengesetzes sind z.B. Auslagen für:

• übliche gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen
• Abschluss einer besonderen Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung), Krankenversicherung oder Reiserücktrittsversicherung
• Kursverluste beim Verkauf ausländischer Zahlungsmittel; Kursgewinne bleiben reisekostenrechtlich ebenfalls unberücksichtigt
• BahnCard-Reiseversicherung

Dauert der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, wird vom 15. Tag an ein um 50 % ermäßigtes Tagegeld gewährt. § 6 Abs. 2 RKG NRW ist zu berücksichtigen, d.h. wird dem Dienstreisenden ihres Amtes wegen unentgeltlich bereitgestellte Verpflegung zur Verfügung gestellt, die verpflichtend anzugeben sind, ist unabhängig von der tatsächlichen Inanspruchnahme das zustehende Tagegeld vom vollen Tagesgeldsatz für das Frühstück um 20 % und für das Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % zu kürzen.

Wird eine zuvor genehmigte Dienstreise aus triftigen Gründen nicht ausgeführt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dem Landesreisekostengesetz NRW berücksichtigungsfähigen Auslagen erstattet (Reisevorbereitungskosten).

Bitte unbedingt vor der Stornierung einer Dienstreise aus triftigen dienstlichen Gründen (hierzu zählt auch eine Gefährdung durch die Corona-Pandemie) die Stornobedingungen beachten, damit unvermeidliche Stornokosten so gering wie möglich gehalten werden.
Bitte bestehen Sie bei der Stornierung auf die Rückerstattung des gezahlten Betrages. Die Annahme von Gutscheinen ist zu vermeiden!
Ebenso sind die Belege (Original) sowie einen Nachweis darüber, dass die entstandenen Kosten versucht wurden, zu stornieren und so gering wie möglich zu halten, beizufügen.

Hierzu reichen Sie bitte eine Abrechnung mit den nicht stornierbaren Kosten in der Reisestelle, innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten nach dem geplanten Reiseende, ein.

Eine Checkliste zur Abrechnung von Storno-Kosten finden Sie hier.

Informationen zur Stornierung von Fahrkarten der Deutschen Bahn finden Sie hier.

Die Erstattung eines Corona Tests erfolgt nur, wenn diese zwingend erforderlich vom Veranstalter vorgeschrieben ist. Dieses muss schriftlich nachgewiesen werden!