Auslagerung der Beihilfebearbeitung für die Beihilfeberechtigten der Universität Paderborn an die Beihilfekasse der Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw-Beihilfekasse) in Münster zum 01.05.2025
Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und der infolge des medizinischen Fortschritts zunehmend komplexer werdenden Beihilfesachbearbeitung hat sich die Universität Paderborn dazu entschlossen, die Beihilfestelle der Universität Paderborn zu schließen und zukünftig die Beihilfebearbeitung auf die Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw) mit Sitz in Münster zu übertragen. Die Beihilfekasse der kvw erledigt die Zahlung von Beihilfen für über 50.000 Beihilfeberechtigte, darunter auch für die Beihilfeberechtigten einiger nordrhein-westfälischer Hochschulen, und ist aus unserer Sicht ein kompetenter Dienstleister im Bereich der Beihilfe.
Die Übernahme der Beihilfebearbeitung durch die kvw-Beihilfekasse wird ab dem 01.05.2025 erfolgen.
Um einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten, wurde mit der kvw ein “Fahrplan” für die Verlagerung entwickelt, über den wir Sie im Nachfolgenden informieren möchten.
Die beihilferelevanten Daten der Beihilfeberechtigten der Universität Paderborn werden der kvw-Beihilfekasse zur Verfügung gestellt und von der kvw-Beihilfekasse in das dortige Abrechnungssystem übertragen. Dies wird ca. vier Wochen in Anspruch nehmen, so dass für einen Bearbeitungsbeginn am 01.05.2025 die Übergabe der Akten zum 01.04.2025 erfolgen wird.
Bitte beachten Sie, dass vom Zeitpunkt der Übergabe der Daten bis zum Bearbeitungsbeginn bei der kvw weder durch die Beihilfestelle der Universität Paderborn noch durch die kvw-Beihilfekasse Auszahlungen von Beihilfen möglich sind.
Anträge können bis zum 26.03.2025 (Posteingang) bei der Beihilfestelle der Universität Paderborn gestellt werden. Alle bis zu diesem Zeitpunkt gestellten und bis zum 31.03.2025 nicht oder nicht abschließend bearbeiteten Anträge werden an die kvw-Beihilfekasse übergeben und dort (weiter-)bearbeitet.
Ab dem 01.04.2025 können Sie bereits Anträge bei der kvw-Beihilfekasse stellen. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass der erste Antrag bei der kvw-Beihilfekasse schriftlich mit dem „Erstantrag auf Zahlung einer Beihilfe“ der kvw gestellt wird. Informationen zur Antragstellung inklusive des benötigten Antragsformulars finden Sie weiter unten im Text.
Die in dem Erstantrag geforderten Nachweise sind aufgrund der Datenübergabe durch die Universität Paderborn nicht beizufügen. Sollten bei der Antragsbearbeitung Abweichungen bei den Daten festgestellt werden, wird die kvw-Beihilfekasse diese gesondert anfordern.
Nach abschließender Bearbeitung Ihres Erstantrags erhalten Sie den ersten Beihilfebescheid der kvw-Beihilfekasse. Mit dem Bescheid wird Ihnen auch die 8-stellige kvw-Beihilfenummer zugeteilt, mit der alle zukünftigen Anträge sowie sämtlicher Schriftverkehr über die kvw-Beihilfe App „Meine Beihilfe“ eingereicht werden können.
Die Übergangsphase noch einmal für Sie kurz zusammengefasst
• 26.03.25 – letzte Möglichkeit der Antragsstellung über die Uni Paderborn (Posteingang)
• 31.03.25 – letzter Zahllauf der Uni Paderborn
• 01.04.25 – Daten- und Aktenübergabe an die kvw-Beihilfekasse
• Bearbeitungsstopp aufgrund der Datenmigration und weiterer Vorbereitungen
• 01.05.25 – Bearbeitungsstart kvw-Beihilfekasse
Die Bearbeitung der Beihilfeanträge und die Beantwortung sämtlicher Fragestellungen erfolgt in den ersten Wochen gebündelt über das Team Mitgliedschaften & Recht der kvw-Beihilfekasse (0251-591 6780 oder mitgliedschaft.beihilfe@kvw-muenster.de).
Informationen zur kvw-Beihilfekasse können Sie auf der Internetseite der kvw finden: https://www.kvw-muenster.de/de/
Informationen zur Antragsstellung bei der kvw-Beihilfekasse finden Sie unter folgender Internetseite: https://www.kvw-muenster.de/de/beihilfe/beihilfeberechtigte/antragstellung/
Die kvw-Beihilfekasse ist unter folgender Postadresse zu erreichen:
kvw-Beihilfekasse
Postfach 8209
48044 Münster
Weitere Kontaktinformationen finden Sie unter: https://www.kvw-muenster.de/de/kontakt/anfahrt-und-kontakt/
Bei Rückfragen zur Verlagerung der Beihilfebearbeitung können Sie sich gern an die Beihilfestelle der Universität Paderborn telefonisch unter 05251-604565 oder 05251-602547 oder per E-Mail über beihilfestelle@zv.uni-paderborn.de wenden.
Häufig gestellte Fragen zur Auslagerung der Beihilfestelle
Nach Übergabe der Daten und Unterlagen am 01.04.2025 werden seitens der kvw-Beihilfekasse alle notwendigen Vorbereitungen für die zukünftige Bearbeitung und Festsetzung der Beihilfen getroffen. Dies wird ca. vier Wochen in Anspruch nehmen. Ab dem 01.05.2025 erfolgt dann die Bearbeitung der Beihilfeanträge und Auszahlung der Beihilfen durch die kvw-Beihilfekasse.
Annahmeschluss für postalische Beihilfeanträge ist der 26.03.2025. Danach werden sämtliche Unterlagen an die kvw-Beihilfekasse übergeben.
Der erste Antrag an die kvw-Beihilfekasse ist grundsätzlich schriftlich mit dem „Erstantrag auf Zahlung einer Beihilfe“ zu stellen. Die in dem Erstantrag geforderten Nachweise sind aufgrund der Datenübergabe durch Universität Paderborn nicht beizufügen. Sollten Abweichungen bei den Daten festgestellt werden, fordert die kvw-Beihilfekasse diese gesondert an.
Nach abschließender Bearbeitung Ihres Erstantrags erhalten Sie den ersten Beihilfebescheid der kvw-Beihilfekasse. Mit dem Bescheid wird Ihnen auch die 8-stellige kvw-Beihilfenummer zugeteilt. Mit dieser Beihilfenummer können alle zukünftigen Anträge sowie sämtlicher Schriftverkehr über die Beihilfe App „Meine Beihilfe“ eingereicht werden.
Das Feld „Beihilfe-Nr.“ lassen Sie im ersten Antrag bei den kvw noch offen. Sie erhalten die kvw-Beihilfenummer mit dem ersten Beihilfebescheid zugeteilt.
Schicken Sie der kvw-Beihilfekasse bitte ausnahmslos Kopien oder Duplikate, da alle Anträge, Mitteilungen und Belege unmittelbar nach dem Eingang in der kvw-Beihilfekasse elektronisch erfasst und nach sechs Wochen vernichtet werden. Sie bekommen die Belege und sonstigen Nachweise also nicht zurückgeschickt. Für Ihre private Verwendung kopieren Sie daher Ihre Belege ggf. vor dem Versand an die kvw-Beihilfekasse.
Bitte kopieren Sie Ihre Belege für die kvw-Beihilfekasse nur einseitig und stets nur einen Beleg (z. B. ein Rezept) auf einem Blatt. Verzichten Sie bitte auf das Klammern, Tackern, Heften, Einstecken und Kleben der Belege. Das erschwert das Verfahren und führt zu längeren Bearbeitungszeiten.
An der Beihilfestelle der Universität Paderborn wurden keine Beihilfenummern vergeben.
Die 8-stellige Beihilfenummer wird Ihnen mit dem ersten Bescheid von der kvw-Beihilfekasse zugewiesen.
Die Beihilfe App finden Sie unter dem Namen „Meine Beihilfe“. Informationen zur Beihilfe-App der kvw-Beihilfekasse finden Sie unter: https://www.kvw-muenster.de/de/beihilfe/service/beihilfe-app/
Aufwendungen für Dienstunfälle sind weiterhin gegeüber der Universität Paderborn bzw. Ihrer bisherigen Hochschule (TH OWL, HfM) anzuzeigen, da sie keine Beihilfefälle darstellen.
Aufwendungen aufgrund eines Unfalls sind mit einem gesonderten Formular bei der kvw-Beihilfekasse zu stellen. Das Formular finden Sie auf den Seiten der kvw-Beihilfekasse: https://www.kvw-muenster.de/de/beihilfe/service/antraege-und-formulare/
Möchten Sie pflegebedingte Aufwendungen oder Abschläge auf zu erwartende Pflegekosten beantragen, dann verwenden Sie bitte den „Antrag auf Zahlung einer Pflegebeihilfe“ der kvw-Beihilfekasse.
Ein gesonderter Antrag ist auf der Homepage der kvw-Beihilfekasse verfügbar. Bitte fügen Sie eine Kopie der Geburtsurkunde bei.
Erste Informationen können Sie auf der Internetseite der kvw-Beihilfekasse finden: https://www.kvw-muenster.de/de/beihilfe/service/glossar/
Für Aufwendungen ab 5000,00 € kann bis zum 31.03.2025 aufgrund eines Beihilfeantrages ein Abschlag auf die zu erwartende Erstattung gezahlt. Eine abschließende Berechnung erfolgt dann über die kvw-Beihilfekasse.
Mit der Übergabe der Beihilfeunterlagen gehen auch noch nicht abgeschlossene Widersprüche oder anhängige Klageverfahren an die kvw-Beihilfekasse über und werden dort abschließend bearbeitet.