Widerspruch per E-Mail
Die qualifizierte elektronische Signatur
Gemäß § 3a Absatz 2 Satz 2 Verwaltungsverfahrensgesetz NRW (VwVfG NRW) genügt der elektronischen Form ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Danach sind Behörden verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg nach § 3a Absatz 1 VwVfG NRW zu eröffnen, auch soweit sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Für den Zugang bieten die Behörden ein Verschlüsselungsverfahren an. Der Widerspruch kann somit durch Übermittlung eines elektronischen Dokuments mit qualifizierter elektronischer Signatur an die elektronische Poststelle der Behörde erhoben werden.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist nach Art. 3 Nr. 12 eIDAS VO eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. Nur Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können als elektronische Form eine per Gesetz geforderte Schriftform auf Papier gemäß § 126a BGB ersetzen. Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS-VO kommt der qualifizierten elektronischen Signatur die gleiche Rechtswirkung zu wie einer Unterschrift. Im Interesse des Absenders wird mit ihr insbesondere gewährleistet, dass das Dokument nicht spurenlos manipuliert werden kann (Perpetuierungsfunktion).
Um eine E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versenden zu können, brauchen Sie ein entsprechendes Zertifikat. Wenn Sie Beschäftigte/r der Universität Paderborn sind, folgen Sie bitte dieser Anleitung: https://hilfe.uni-paderborn.de/E-Mail_SSL-Zertifikat_beantragen. Wenn Sie beihilfeberechtigter Beschäftigte/r der Hochschule für Musik (Detmold) und der Technischen Hochschule OWL sind, setzen Sie sich bitte mit den entsprechenden Stellen an Ihrer Hochschule in Verbindung.
Verschlüsselung der Daten:
Um den Manipulationsschutz zu gewährleisten, werden die Inhalte der E-Mail verschlüsselt. Damit können die Inhalte der E-Mail, sollte Sie abgefangen werden, von Dritten weder gelesen noch manipuliert werden.
Zur sicheren Übermittlung benötigen Sie einen Schlüssel, mit dem die Inhalte der E-Mail verschlüsselt werden. Dieser Schlüssel wird Ihnen auf der Seite der Beihilfestelle der Universität Paderborn zur Verfügung gestellt (s.u.). Zudem ist die E-Mail an eine bestimmte Adresse zu richten. Bitte richten Sie Ihre E-Mail nur in verschlüsselter Form an die Beihilfestelle der Universität Paderborn.
Eine beispielhafte Anleitung finden Sie unten. Leider kann die Beihilfestelle keine tiefergehende Beratung zur technischen Einrichtung geben.
Richten Sie Ihren Widerspruch ausschließlich an das folgende elektronische Postfach: beihilfestelle@zv.uni-paderborn.de
Den öffentlichen Schlüssel zum Download finden Sie hier: Öffentlicher Schlüssel
Vorgehenshinweise (beispielhaft für Outlook 2019):
1. Laden Sie den öffentlichen Schlüssel herunter.
2. Legen Sie einen neuen Kontakt an, z.B. Widerspruch Beihilfestelle.
3. Die E-Mail-Adresse für Widersprüche lautet: beihilfestelle@zv.uni-paderborn.de.
4. Speichern Sie den Kontakt sicherheitshalber einmal ab.
5. Klicken Sie auf Zertifikate.
6. Importieren Sie den heruntergeladenen Schlüssel (meist im Ordner "Downloads" zu finden, wenn Sie ihn nicht an einem anderen Ort gesichert haben).
7. Speichern Sie den Kontakt ab.
8. Senden Sie Ihren Widerspruch ausschließlich an diesen Kontakt. Damit können E-Mails an diesen Kontakt sicher verschlüsselt werden.
9. Öffnen Sie eine E-Mail mit dem o.g. Kontakt.
10. Fügen Sie Ihren Widerspruch und die ggf. notwendigen Dokumente der E-Mail bei.
11. WICHTIG: Wählen Sie nun in der Kopfzeile den Reiter Optionen.
12. Aktivieren Sie dort die Felder Signatur und Verschlüsselung.
13. Erst dann senden Sie die E-Mail ab.
